Jaki format koperty wybrać do wkładki

Jak dobrać format koperty do wkładki

Wybór zaczyna się od zmierzenia wkładki, nie od przejrzenia katalogu kopert. Do zmierzonych wymiarów dokładają Państwo 5 mm zapasu w każdym kierunku i szukają koperty, która ten powiększony prostokąt przyjmie. Jeśli pasuje więcej niż jedna, wygrywa mniejsza — w niej wkładka mniej się przesuwa.

Wymiary porównuje się bok w bok: krótszy bok wkładki z krótszym bokiem koperty, dłuższy z dłuższym. Kolejność zapisu nie ma znaczenia, bo wkładkę wsuwa się w tę stronę, w którą wchodzi. Banknot opisywany jako 150 × 75 mm leży w kopercie DL płasko, bez składania, mimo że jego „szerokość" jest większa od szerokości koperty.

Tabela poniżej przechodzi przez 10 wkładek, o które pytają Państwo najczęściej, i przy każdej podaje format, który ją przyjmie. Trzecia kolumna odpowiada na pytanie o geometrię, czwarta — na pytanie, co z tego wynika dla zamówienia składanego dzisiaj.

Skąd bierze się zapas między wkładką a kopertą

Zapas 5 mm w każdym wymiarze jest po to, żeby wkładkę dało się wsunąć jednym ruchem i wyjąć bez szarpania. Wkładka dopasowana co do milimetra teoretycznie wchodzi, w praktyce zahacza rogiem o brzeg i zagina się przy wkładaniu.

Przy jednej kopercie to drobiazg. Przy serii kilkuset ten sam luz decyduje o tym, ile trwa pakowanie i ile sztuk trzeba odłożyć, bo wkładka poszła krzywo albo róg się załamał.

Granicę traktujemy dosłownie. Kartka A6 105 × 148 mm zostawia w kopercie DL dokładnie 5 mm na krótszym boku i to jest dolna granica, przy której uznajemy wkładkę za dopasowaną. Wszystko poniżej opisujemy jako niemieszczące się, nawet jeśli fizycznie da się to wcisnąć.

Zbyt duży luz też ma swoją cenę, choć mniejszą. Wizytówka 90 × 50 mm przesuwa się w kopercie DL swobodnie i po otwarciu bywa nie tam, gdzie ją włożono — dlatego drobne wkładki wysyła się zwykle razem z listem, który wypełnia kopertę.

Jak zmierzyć wkładkę, zanim wybiorą Państwo format

Mierzą Państwo wkładkę w postaci gotowej do włożenia: złożoną, spiętą, razem z tym, co ma pojechać obok. Arkusz przed złożeniem ma inny wymiar niż ten sam arkusz po złożeniu, a o formacie decyduje wymiar drugi.

W komplecie mierzy się element największy. Jeżeli do pisma dołączają Państwo kartę podarunkową i wizytówkę, format wybiera arkusz — reszta wchodzi razem z nim i nie zmienia obrysu przesyłki.

Wymiar z pliku graficznego warto sprawdzić po przycięciu. Projekt przygotowany ze spadem jest w programie większy niż gotowy wydruk, więc do doboru koperty bierze się wymiar netto, ten po cięciu.

Złożenie zmienia wymiar wkładki, więc zmienia też format

Ten sam arkusz A4 wymaga dwóch różnych kopert, zależnie od tego, jak go Państwo złożą. Złożony na trzy ma 99 × 210 mm i wchodzi do koperty DL. Złożony na pół ma 148 × 210 mm — jego krótszy bok przekracza wtedy dopuszczalną szerokość wkładki dla koperty DL o 43 mm i żadne dosuwanie tego nie zmieni.

Stąd pierwsze pytanie przy wkładce, która się nie mieści: czy wolno ją złożyć inaczej. Pismo, umowa, faktura, zaświadczenie i większość certyfikatów znoszą złożenie na trzy bez straty dla dokumentu. To jest złożenie, pod które format DL został zaprojektowany.

Są wkładki, których nie składa się wcale. Dyplom wręczany na uroczystości, odbitka fotograficzna i karta plastikowa mają zostać płaskie — przy nich sposób złożenia nie jest zmienną i format musi wynikać wprost z wymiaru. Dla instytucji edukacyjnych i firm szkoleniowych zasady doboru koperty do dokumentów zebraliśmy na stronie koperty na certyfikaty.

Liczba kartek nie zmienia wymiaru wkładki. Trzy arkusze złożone razem na trzy mają ten sam obrys co jeden: rośnie grubość pliku, a nie jego szerokość ani wysokość.

Kształt wkładki decyduje tak samo jak jej wymiar

Dwie wkładki o zbliżonej powierzchni potrafią wymagać dwóch różnych kopert. Zaproszenie kwadratowe 150 × 150 mm i arkusz A4 złożony na trzy zajmują niemal tyle samo papieru, a mieszczą się w innych formatach — różni je proporcja boków, nie powierzchnia.

Koperta DL jest formatem podłużnym: jej dłuższy bok jest 2 razy dłuższy od krótszego. Wkładka o zbliżonych proporcjach wypełnia ją równo. Wkładka zbliżona do kwadratu zostawia w niej puste pole na jednym końcu, a częściej po prostu nie mieści się na szerokości.

Zestawienie poniżej pokazuje, pod jaki kształt wkładki zrobiony jest każdy z trzech formatów w katalogu Envelopes. Ostatnia kolumna mówi, który z nich da się dziś zamówić.

Co zrobić, gdy wkładka nie mieści się w kopercie DL

Dwie wkładki z tabeli nie wchodzą dziś do żadnej koperty, którą da się u nas zamówić: arkusz A4 złożony na pół 148 × 210 mm i arkusz A4 bez składania 210 × 297 mm. Drogi wyjścia są trzy i warto je rozważyć w tej kolejności.

Pierwsza to inne złożenie. Arkusz złożony na trzy zamiast na pół rozwiązuje sprawę w większości korespondencji firmowej, nie wymaga zmiany po naszej stronie i nie przesuwa terminu wysyłki.

Druga to poczekanie na format. Koperty C6 114 × 162 mm i K4 155 × 155 mm mają w katalogu status „Dostępne wkrótce" — nie da się ich zamówić ani gładkich, ani z nadrukiem, i żaden odnośnik w tym wpisie do nich nie prowadzi. Zaproszenie kwadratowe jest właśnie tym przypadkiem: przyjmie je format K4, którego dziś nie sprzedajemy. Jak w kopercie DL leżą zaproszenia o innych wymiarach — i które z nich się w niej przesuwają — pokazujemy w poradniku koperty na zaproszenia.

Trzecia to koperta spoza naszej oferty. Dyplomu A4, który nie może być zginany, nie zmieści żaden format z tego katalogu i mówimy to wprost, zamiast proponować złożenie, które zniszczy dokument.

Lista kontrolna przed wyborem formatu

Siedem punktów wystarczy, żeby wybrany format zgadzał się z tym, co faktycznie trafi do środka.

• Wymiar wkładki mierzony po złożeniu, nie przed
• Największy element kompletu — to on wybiera format, reszta wchodzi razem z nim
• Zapas 5 mm w obu wymiarach; poniżej tej granicy wkładka zagina się przy wsuwaniu
• Wymiar netto z pliku graficznego, po przycięciu, bez spadów
• Sprawdzone, czy wkładkę wolno złożyć inaczej, jeśli nie mieści się na szerokości
• Kształt wkładki, a nie sama jej powierzchnia — kwadrat wymaga innej koperty niż prostokąt
• Format DL 110 × 220 mm jako punkt wyjścia: to jedyny format, który zamówią Państwo dziś