Szybka realizacja kopert — terminy i ekspres

Od kiedy liczymy dni realizacji

Licznik startuje w dniu, w którym spełniony jest późniejszy z dwóch warunków: wpłata jest zaksięgowana, a wizualizacja zaakceptowana. Dzień złożenia zamówienia nie jest jeszcze pierwszym dniem realizacji. Przy kopertach gładkich drugi warunek odpada, bo taka partia nie przechodzi przez produkcję ani przez akceptację projektu.

Rozróżnienie jest praktyczne, a nie formalne. Zamówienie opłacone BLIK-iem w poniedziałek, ale zaakceptowane dopiero w czwartek, zaczyna bieg w czwartek. Odwrotnie działa to przy przelewie tradycyjnym: projekt zatwierdzony od razu nic nie da, dopóki wpłata nie wejdzie na rachunek.

Instytucje publiczne i urzędy płacące fakturą z odroczonym terminem 14 dni mają pierwszy warunek spełniony z chwilą przyjęcia zamówienia do realizacji — produkcja nie czeka wtedy na wpłatę. Regułę biegu terminu zapisaliśmy w regulaminie, w paragrafie o realizacji zamówienia.

Ile trwa realizacja kopert

Koperty gładkie wysyłamy w 2 dni robocze, a koperty z nadrukiem lub personalizacją — w 5 dni roboczych w trybie standardowym albo w 2 dni robocze w ekspresie. Wszystkie te terminy dotyczą momentu nadania przesyłki, a nie doręczenia jej pod wskazany adres.

Czas przewoźnika, zwykle jeden do dwóch dni roboczych, dolicza się do terminu realizacji. Kurier nie jest częścią naszego terminu i nie skraca go dopłata ekspresowa — ekspres przyspiesza produkcję, nie transport.

Dzień roboczy to poniedziałek, wtorek, środa, czwartek i piątek, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych. Termin przeskakuje więc weekendy: pięć dni roboczych ze startem we wtorek kończy się w kolejny wtorek, czyli po siedmiu dniach kalendarza. Święto w liczonym okresie przesuwa datę o kolejną dobę.

Wpłata i wizualizacja biegną równolegle

Wizualizację przygotowujemy niezależnie od statusu płatności — nie czekamy z projektem na wpłatę. Oba warunki mogą więc zostać spełnione tego samego dnia, a przy płatności natychmiastowej cała zwłoka sprowadza się do tego, jak szybko zatwierdzą Państwo projekt.

Wizualizacja przychodzi e-mailem, pod indywidualnym linkiem, który nie wymaga logowania. Link da się przekazać dalej i to jest jego sens: w firmie projekt zatwierdza zwykle ktoś inny niż osoba składająca zamówienie, a przekładanie tego między skrzynkami kosztuje dzień albo dwa.

Jeżeli nie zaakceptują Państwo projektu ani nie zgłoszą do niego uwag, przypomnienie wysyłamy po trzech dniach roboczych. Zamówienie stoi wtedy w miejscu — termin nie tyle się wydłuża, co jeszcze nie zaczął biec. To najczęstszy powód rozjazdu między datą z potwierdzenia a rzeczywistą datą wysyłki.

Data w potwierdzeniu zamówienia jest szacunkiem liczonym od dnia jego złożenia. Zakłada niezwłoczną wpłatę i niezwłoczną akceptację, więc każdy dzień zwłoki przy którymkolwiek z tych kroków przesuwa ją o tyle samo.

Kiedy dopłata za ekspres się zwraca

Tryb ekspresowy skraca produkcję o 3 dni robocze: zamiast 5 dni roboczych zamówienie idzie do wysyłki po 2. Dopłata nalicza się od łącznej liczby sztuk w zamówieniu, więc jej wysokość zależy od nakładu, ale to, co kupuje, jest stałe — tyle samo dni przy dziesięciu kopertach, co przy pięciuset.

Ekspres ma sens wtedy, gdy te dni faktycznie rozstrzygają — data gali jest ustalona, zaproszenia mają wyjść razem z programem wydarzenia, a wysyłka nie ma drugiego terminu. Kiedy w kalendarzu jest zapas, tryb standardowy daje dokładnie ten sam produkt: tę samą kopertę, ten sam nadruk, ten sam papier.

Ile przed wydarzeniem zaproszenie ma w ogóle być u gościa — i po której fali kampanii zamawia się koperty — rozpisaliśmy na stronie koperty na zaproszenia firmowe. Te dwa kalendarze są od siebie niezależne: tamten liczy odstęp od wysyłki do wydarzenia, ten — od zamówienia do nadania przesyłki.

Tryb wybiera się w koszyku, a nie w konfiguratorze, i dotyczy całego zamówienia — z jednego zamówienia wychodzi jedna przesyłka. Podsumowanie koszyka pokazuje wtedy dopłatę osobną pozycją, przeliczoną przez liczbę sztuk, zanim potwierdzą Państwo zakup.

Czego ekspres nie przyspieszy

Ekspres skraca wyłącznie produkcję. Nie przyspieszy księgowania przelewu, nie zastąpi Państwa akceptacji projektu i nie skróci drogi kuriera. Zamówienie ekspresowe, które czeka na zatwierdzenie wizualizacji, stoi dokładnie tak samo jak zamówienie standardowe.

Osobnym przypadkiem są korekty. Dwie korekty wizualizacji mieszczą się w cenie zamówienia; kolejne wersje uzgadniamy indywidualnie i do czasu tego uzgodnienia bieg terminu jest zawieszony. Plik przygotowany zgodnie z wymaganiami zdejmuje ten scenariusz — rozpisaliśmy je w poradniku jak przygotować pliki do druku na kopertach.

Koperty gładkie nie mają trybu ekspresowego i nie ma w nich za co dopłacać. Partia bez nadruku nie przechodzi przez produkcję ani przez akceptację projektu, więc jedzie zawsze w tym samym terminie — koszyk nawet nie pyta wtedy o wybór trybu.

Jak policzyć termin wstecz od daty wydarzenia

Liczenie zaczyna się od dnia, w którym koperty mają być gotowe do użycia, i cofa się przez cztery odcinki: zapas na miejscu, drogę kuriera, produkcję i akceptację projektu. Ostatni odcinek jest jedynym, którego długość zależy wyłącznie od Państwa.

Przykład na trybie standardowym. Koperty mają leżeć na biurku w czwartek. Kurier potrzebuje do dwóch dni roboczych, więc przesyłka musi wyjść najpóźniej we wtorek tego samego tygodnia. Produkcja w trybie standardowym zajmuje 5 dni roboczych, co cofa start terminu na wtorek tydzień wcześniej — i to jest dzień, w którym wpłata ma być już zaksięgowana, a wizualizacja zaakceptowana. Samo zamówienie trzeba więc złożyć jeszcze wcześniej.

W ekspresie ten sam punkt dojścia przesuwa się o 3 dni robocze: start terminu wypada w piątek przed wysyłką, a nie we wtorek tydzień wcześniej. Tyle właśnie kupuje dopłata — 3 dni robocze więcej na zebranie wpłaty i akceptacji.

• Dzień, w którym koperty mają być gotowe do użycia — zwykle wcześniejszy niż dzień wydarzenia
• Zapas na miejscu: rozpakowanie, włożenie wkładek, sprawdzenie kompletu
• Droga kuriera — zwykle 1–2 dni robocze, doliczane do terminu realizacji
• Produkcja: 5 dni roboczych w standardzie albo 2 dni robocze w ekspresie
• Akceptacja wizualizacji — odcinek, którego długość zależy wyłącznie od Państwa
• Płatność: natychmiastowa przy BLIK-u i karcie, kilkudniowa przy przelewie tradycyjnym
• Dni ustawowo wolne w liczonym okresie — termin biegnie wyłącznie w dni robocze

Pytania, które wracają przy krótkim terminie

Sześć pytań, które wracają, kiedy koperty mają być gotowe na konkretny dzień — razem z krótkimi odpowiedziami.