Eventy, PR i marketing

Koperty na zaproszenia firmowe

Zaproszenie złożone na trzy, program wydarzenia i karta wstępu jadą do gościa w jednej kopercie DL 110 × 220 mm. Drukujemy na niej znak klienta albo logo agencji, a obok niego — nazwisko konkretnego zaproszonego. Nadruk zamawiają Państwo od 10 sztuk, więc kolacja dla kilkunastu partnerów jest zamówieniem takim samym jak gala na trzysta osób.

Wyceń koperty na zaproszenia Wycena powyżej 2000 szt.

Wizualizację zaproszenia akceptują Państwo przed drukiem — także wtedy, gdy projekt zatwierdza jeszcze klient agencji. Termin realizacji liczymy dopiero od tej akceptacji, więc obieg projektu u klienta trzeba doliczyć do kalendarza, a nie odjąć od naszego terminu.

Zaproszenie i program razemMateriały złożone do jednej trzeciej A4 jadą w jednej przesyłce

Od 10 sztuk z nadrukiemŚniadanie prasowe dla kilkunastu osób to już zamówienie

Nazwisko gościa z listyKażda koperta z serii dostaje inne dane, bez dopłaty za zmienny druk

Ekspres, gdy data goniProdukcja skrócona do 2 dni roboczych

Wysyłki

Co agencja eventowa wysyła w kopercie

Wydarzenie generuje nie jedną wysyłkę, tylko kilka — i trafiają one do tej samej listy odbiorców. Koperta z nadrukiem obsługuje wszystkie trzy, bo znak na niej zostaje ten sam, a zmienia się tylko zawartość.

Zaproszenie na galę, premierę i otwarcie

Koperta jest pierwszym kontaktem gościa z wydarzeniem i zapowiada jego charakter, zanim ktokolwiek przeczyta datę. Zaproszenie wyjęte z białej koperty pocztowej zaczyna rozmowę od innego miejsca niż to samo zaproszenie wyjęte z czerni.

Program, karta wstępu i identyfikator

Materiały wręczane przy rejestracji też mają nadawcę. Koperta z nazwiskiem gościa leży wtedy na stole recepcyjnym gotowa do wydania — zamiast listy, którą obsługa przegląda palcem przy kolejce przed salą.

Podziękowanie dla gości i partnerów

Druga wysyłka idzie do tej samej listy po wydarzeniu: podziękowanie dla prelegentów, list do sponsora, voucher dla partnera. Projekt nadruku jest już zaakceptowany, więc to zwykle dodruk, a nie nowe zamówienie od zera.

Czarna koperta DL z białym nadrukiem napisu „Zaproszenie" pismem odręcznym, na ciemnym drewnie — **Czarny**Zaproszenie na galę i premierę — nadruk jednego słowa liczy się tak samo jak logo.

GranatowyZaproszenia na koncert i karnety dla abonentów.

Niebieska koperta DL z nadrukiem imienia i nazwiska odbiorcy w kroju odręcznym, na drewnianych deskach — **Niebieski**Krój odręczny na zaproszenia i wysyłki okolicznościowe.

Nadruki na zdjęciach są projektami przykładowymi — nie publikujemy zamówień naszych klientów. Pierwszy kadr pokazuje, że nadruk nie musi być logo: jedno słowo traktujemy tak samo jak znak firmowy. Trzeci to personalizacja, czyli nadruk danych konkretnego gościa.

Wyceń koperty z nadrukiem na eventWizualizację zobaczą Państwo przed drukiem, w wybranym odcieniu.

Format

Jakie zaproszenie mieści się w kopercie DL

Koperta DL 110 × 220 mm przyjmuje zaproszenie złożone do jednej trzeciej arkusza A4, kartę A6 i wejściówkę w wymiarze karty płatniczej. Za szerokie są dwie postacie: program A5 złożony tylko raz i zaproszenie kwadratowe.

Materiały eventowe i ich dopasowanie do koperty DL — wynik liczony z wymiarów katalogowych koperty
Materiał	Wymiar	W kopercie DL
Zaproszenie składane do jednej trzeciej A4Najczęstsza postać zaproszenia firmowego — arkusz A4 złożony na trzy.	99 × 210 mm	Mieści się
Karta zaproszenia A6Sztywna karta drukowana na kartonie, wsuwana bez składania.	105 × 148 mm	Mieści się
Karta wstępu i identyfikator ID-1Wejściówka w wymiarze karty płatniczej, dołączana do zaproszenia.	85,6 × 54 mm	Mieści się
Program wydarzenia A5Arkusz A4 złożony raz. Do koperty DL wchodzi dopiero po złożeniu na trzy.	148 × 210 mm	Za szeroka o 38 mm — do wysyłki trzeba ją złożyć
Zaproszenie kwadratowePostać spotykana na galach i premierach — wymaga koperty kwadratowej.	150 × 150 mm	Za szeroka o 40 mm — potrzebny format K4 155 × 155 mm, dziś ze statusem „Dostępne wkrótce"

Zaproszenia kwadratowego nie wyślemy dziś w żadnej kopercie z naszego katalogu. Format K4 155 × 155 mm ma status „Dostępne wkrótce" i nie da się go zamówić ani gładkiego, ani z nadrukiem — piszemy o tym, zamiast przyjmować zamówienie, którego nie zrealizujemy. Jeśli scenariusz wydarzenia jest już zamknięty na kwadracie, prosimy o wiadomość przez formularz kontaktowy: odpowiemy, na jakim etapie jest uruchomienie tego formatu, i nie proponujemy w zamian niczego na siłę.

Pełną tabelę dopasowań — od karty podarunkowej po arkusz A4 płasko — razem z porównaniem trzech formatów zebraliśmy na stronie koperty DL. Ile arkuszy danej gramatury da się złożyć, żeby klapka zamknęła się bez naprężenia, rozpisuje poradnik ile kartek mieści koperta DL. Jeśli zaproszenie ma wymiar spoza tej tabeli albo ozdoby, które zmieniają jego obrys, dobór koperty krok po kroku opisuje poradnik koperty na zaproszenia.

Kiedy wysłać

Kalendarz wysyłki zaproszeń na wydarzenie

Zaproszenie ma dwa terminy naraz: własny, wynikający z frekwencji, i nasz, wynikający z produkcji. Tabela niżej dotyczy pierwszego z nich — mówi, ile przed wydarzeniem koperta ma być u gościa.

Widełki są konwencją przyjętą w organizacji wydarzeń, a nie regułą naszej pracowni. Krótsze okno wystarcza przy spotkaniu lokalnym, dłuższe bierze się wtedy, gdy gość musi zarezerwować przelot albo hotel.

Fale kampanii zapraszającej na wydarzenie firmowe i odstęp każdej z nich od daty wydarzenia
Fala	Co trafia do gościa	Kiedy
Zapowiedź terminu	Krótka informacja o dacie, wysyłana wtedy, gdy gość musi zarezerwować dzień z wyprzedzeniem albo zaplanować dojazd.	8–12 tygodni przed wydarzeniem
Zaproszenie właściwe	Zaproszenie z programem i prośbą o potwierdzenie obecności. To ta wysyłka decyduje o frekwencji i to na nią zamawia się koperty.	4–6 tygodni przed wydarzeniem
Przypomnienie i potwierdzenia	Domknięcie listy gości: przypomnienie dla milczących zaproszonych, potwierdzenia dla tych, którzy odpowiedzieli.	7–10 dni przed wydarzeniem
Materiały na miejscu	Program, karta wstępu i identyfikator wręczane przy rejestracji. Koperta z nazwiskiem gościa zastępuje wtedy listę przy wejściu.	W dniu wydarzenia
Podziękowanie i relacja	Druga wysyłka do tej samej listy — podziękowanie dla gości, partnerów i prelegentów, czasem z voucherem albo zdjęciem z wydarzenia.	Do dwóch tygodni po wydarzeniu

Nasz termin zaczyna biec dopiero, gdy spełnione są oba warunki: wpłata jest zaksięgowana, a wizualizacja zaakceptowana. Do tego dochodzi droga kuriera, której nie wliczamy do terminu realizacji. Jak ustawić datę zamówienia wstecz — przez kuriera, produkcję i akceptację projektu — pokazuje krok po kroku poradnik o terminach realizacji i ekspresie. Tryb ekspresowy skraca produkcję do 2 dni roboczych za dopłatą 1,50 zł brutto od sztuki.

Wyceń koperty pod datę wydarzeniaKonfigurator pokazuje termin realizacji przed złożeniem zamówienia.

Kolor

Jaki kolor koperty pod zaproszenie firmowe

Koperta na zaproszenie nosi zwykle znak klienta, nie znak agencji — więc odcień dobiera się do charakteru wydarzenia, a nie do identyfikacji nadawcy. Odcień papieru nie zmienia kosztu nadruku, więc to wybór wyłącznie o tym, jak zaproszenie ma wyglądać.

Czarny — gala, premiera, wieczór

Czerń zapowiada wydarzenie wieczorowe, zanim gość przeczyta datę. Papier jest barwiony w masie, więc zagięta klapka i rozcięty bok zostają czarne — przy zaproszeniu, które gość trzyma w dłoni przez kilkanaście sekund, widać to od razu. Nadruk kładziemy jasnym kolorem: bielą, kremem albo złotem.

CzarnyKadr katalogowy z zaznaczonym polem nadruku — miejsce, w którym staje znak nadawcy.

Zobacz stronę koloru Czarny →

Granatowy — konferencja, koncert, jubileusz instytucji

Granat czyta się jako kolor instytucjonalny, więc sięgają po niego wydarzenia, które mają wyglądać poważnie, ale nie odświętnie: konferencje branżowe, koncerty, gale jubileuszowe uczelni i samorządu. Mieści się w większości identyfikacji korporacyjnych, więc nie kłóci się ze znakiem klienta.

GranatowyKadr katalogowy z zaznaczonym polem nadruku — miejsce, w którym staje znak nadawcy.

Zobacz stronę koloru Granatowy →

Złoty — jubileusz, gala charytatywna, wieczór branżowy

Papier metaliczny odbija światło pod kątem, więc koperta wygląda inaczej na stole niż na zdjęciu. To odcień pod wydarzenie, które samo w sobie jest świętem — okrągła rocznica firmy, gala z aukcją, wieczór nagród branżowych. Nadruk ciemny trzyma na nim pełną czytelność.

ZłotyKadr katalogowy z zaznaczonym polem nadruku — miejsce, w którym staje znak nadawcy.

Zobacz stronę koloru Złoty →

Kiedy wydarzenie ma własną kolorystykę — marka klienta, scenografia, motyw przewodni — paleta idzie dalej niż te trzy odcienie. Cała tablica z gramaturami i wykończeniami stoi na stronie głównej, a papiery o najwyższych gramaturach i z połyskiem zebraliśmy osobno na stronie koperty premium.

Nakład i koszt

Ile kopert zamawia się na jedno wydarzenie

Nakład liczy się tutaj listą gości, a nie liczbą wysyłek: jeden zaproszony to jedna koperta w fali właściwej. Do tej liczby dokłada się zapas — na gości dopisanych w ostatnim tygodniu, na komplet dla klienta i na egzemplarze do archiwum agencji. Dodruk tego samego projektu to osobne zamówienie, osobny termin i druga dostawa — zapas policzony od razu oszczędza jedno i drugie.

Wartość zamówienia kopert dla trzech wielkości listy gości, w dwóch konfiguracjach
Lista gości	Koperty z nadrukiem	Koperty z nadrukiem i nazwiskiem gościa
30 osóbKolacja branżowa albo śniadanie prasowe	137,10 zł	226,80 zł
120 osóbKonferencja lub premiera produktu	548,40 zł	907,20 zł
300 osóbGala jubileuszowa	1371,00 zł	2268,00 zł
Cena za sztukę	4,57 zł brutto	7,56 zł brutto

Kwoty brutto, bez dostawy: kurier kosztuje 19,99 zł brutto i naliczany jest raz na całe zamówienie, niezależnie od liczby kopert. Cena za sztukę jest w każdym wierszu ta sama — rabatów ilościowych nie stosujemy, więc zapas nad listą gości nie zmienia stawki. Rozbicie ceny nadruku na składniki stoi na stronie koperty z nadrukiem, a koszt całego zamówienia razem z dostawą — w poradniku cena kopert z nadrukiem.

Wydarzenia kameralne i nazwisko gościa na kopercie

Kolacja dla dwunastu partnerów, śniadanie prasowe dla piętnastu dziennikarzy, spotkanie zarządu z radą nadzorczą — te wydarzenia mają listy krótsze niż minimalne nakłady większości drukarni. U nas nadruk rusza od 10 sztuk, więc pojedyncze spotkanie nie musi czekać, aż uzbiera się większa akcja.

Skąd bierze się ten próg i co zrobić, gdy zaproszonych jest mniej niż dziesięciu, tłumaczy wpis dlaczego koperty z nadrukiem są od 10 sztuk.

Nazwisko gościa drukujemy razem z resztą zamówienia — każda koperta z serii dostaje inne dane. Przy wysyłce pocztą na kopercie staje pełny adres, przy wręczaniu w recepcji wystarczy samo imię i nazwisko. To dwa różne zakresy personalizacji i dwa różne arkusze z danymi.

Specyfikację arkusza z listą odbiorców, walidację danych i różnicę między oboma zakresami opisaliśmy na stronie personalizowane koperty.

Wyceń koperty z nazwiskiem gościaKonfigurator otworzy się z nadrukiem i personalizacją imienną.

Gotowi na zaproszenia z nadrukiem?

Konfigurator otworzy się z formatem DL, kolorem Czarnym i włączonym nadrukiem — 4,57 zł brutto za sztukę, od 10 sztuk, z wysyłką w 5 dni roboczych od akceptacji wizualizacji.

Wyceń koperty na zaproszenia