Księgowość i audyt

Koperty dla biur rachunkowych

Biuro rachunkowe wysyła do tego samego klienta kilka razy w roku — informacje PIT-11 w lutym, sprawozdanie w marcu, uchwały w czerwcu. Koperty Envelopes są bez okienka adresowego, więc kwoty i dane z dokumentu nie są widoczne z zewnątrz. Koperta z logo biura kosztuje 4,57 zł brutto za sztukę, od 10 sztuk.

Wyceń koperty dla biura rachunkowego Wycena powyżej 2000 szt.

Wizualizację koperty z logo biura akceptują Państwo przed drukiem. Do każdego zamówienia wystawiamy fakturę VAT, a instytucjom publicznym i urzędom — z odroczonym terminem płatności 14 dni.

Bez okienka adresowegoKwoty i dane z dokumentu nie są widoczne z zewnątrz

Komplet A4 na trzySprawozdanie z załącznikami wchodzi do koperty DL 110 × 220 mm

Od 10 sztuk z logoKoperty gładkie od 1 sztuki, bez czekania na produkcję

Biały albo EcruDwa odcienie neutralne, w tej samej cenie co reszta palety

Po co koperta

Po co biuru rachunkowemu koperta z własnym logo

Usługa, której klient nie widzi

Księgowość dzieje się w plikach, w portalu i w skrzynce pocztowej. Koperta z logo biura bywa jedyną rzeczą, którą klient przez cały rok bierze od Państwa do ręki — i jedyną, na której Państwa znak w ogóle się pojawia.

Skrzynka klienta jest pełna kopert z okienkiem

Korespondencja z urzędu, z zakładu ubezpieczeń i z banku przychodzi zwykle w kopertach z okienkiem adresowym, w tym samym zresztą okresie roku. Koperta bez okienka, w innym odcieniu i z logo biura, odróżnia się od nich, zanim klient ją otworzy.

Liczby zostają w środku

Na sprawozdaniu stoi wynik roku, na informacji PIT-11 — wynagrodzenie konkretnej osoby. Przednia ścianka koperty jest jednolitą płaszczyzną papieru, więc przesunięcie wkładu w transporcie nie odsłania fragmentu dokumentu.

Kiedy zamówić

Kalendarz wysyłek w roku obrotowym

Biuro rachunkowe nie wysyła kopert wtedy, kiedy akurat wypadnie — wysyła je w tych samych oknach każdego roku. To rozkład, który da się zaplanować z góry, więc koperty zamawia się pod niego, a nie pod pojedynczą przesyłkę.

Koperty z nadrukiem wysyłamy w 5 dni roboczych, a do tego dochodzi czas przewozu kurierem. Dlatego trzecia kolumna cofa moment zamówienia o kilka tygodni względem wysyłki, a nie o kilka dni.

Pięć okien wysyłkowych w roku obrotowym biura rachunkowego i terminy zamówienia kopert przed każdym z nich
Okres	Co wychodzi do klientów	Kiedy zamówić koperty
Styczeń i luty	Informacje PIT-11 dla pracowników klientów. Podatnik ma otrzymać dokument do końca lutego, a część klientów prosi o wersję papierową.	Połowa stycznia — pierwsza partia roku, zwykle najliczniejsza
Marzec	Sprawozdanie finansowe za zamknięty rok obrotowy. Dla roku kalendarzowego sporządza się je do końca marca, a do klienta jedzie komplet do podpisu.	Luty, razem z partią na PIT-11 — jedno zamówienie zamiast dwóch
Kwiecień	Rozliczenia roczne klientów prowadzących działalność i wspólników spółek osobowych.	Marzec, jeśli partia lutowa nie została zamówiona z zapasem
Czerwiec	Uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania i podziale wyniku. Dla roku kalendarzowego termin zatwierdzenia mija z końcem czerwca.	Maj — nakład najmniejszy w roku, bo dotyczy wyłącznie spółek
Listopad i grudzień	Aneksy cenowe na kolejny rok, oferty dla nowych klientów i korespondencja świąteczna.	Październik, przed szczytem przesyłek u przewoźników

Termin zaczyna biec dopiero, gdy spełnione są oba warunki: wpłata jest zaksięgowana, a wizualizacja zaakceptowana. Tryb ekspresowy skraca produkcję do 2 dni roboczych za dopłatą 1,50 zł brutto od sztuki. Jak policzyć datę wysyłki wstecz od dnia, w którym koperty mają leżeć na biurku, rozpisaliśmy w poradniku o terminach realizacji i ekspresie.

Wyceń partię na najbliższe oknoKonfigurator przelicza cenę przy każdej zmianie ilości.

Zawartość

Co biuro rachunkowe wkłada do koperty DL

Komplet roczny to zwykle kilka arkuszy A4 naraz: sprawozdanie, informacja dodatkowa i pismo przewodnie. Złożone razem na trzy wchodzą do koperty DL 110 × 220 mm bez drugiego zagięcia, więc po otwarciu dokument leży płasko i nadaje się do podpisu.

Granicą nie jest wymiar, tylko grubość pliku. Ile arkuszy danej gramatury da się złożyć, żeby klapka zamknęła się bez naprężenia, rozpisaliśmy w poradniku ile kartek mieści koperta DL. Pełna tabela dopasowań wkładek — od karty podarunkowej po arkusz A5 — stoi na stronie koperty DL.

Cała oferta jest bez okienka adresowego i bez szarego poddruku wewnątrz. Kiedy brak okienka pomaga, a kiedy zmusza do adresowania całej partii, rozstrzyga wpis koperty bez okienka — kiedy je wybrać.

Dwie koperty DL Biała Perłowa bez nadruku na białych deskach — jedna klapką do góry, druga jednolitą przednią ścianką bez okienka adresowego — **Biała Perłowa**Przednia ścianka bez okienka i klapka wzdłuż dłuższego boku.

Kadr pokazuje budowę koperty DL: jednolitą przednią ściankę bez okienka i klapkę wzdłuż dłuższego boku. To ta ścianka decyduje, że z zewnątrz nie widać ani kwot, ani nazwiska z informacji podatkowej.

Kolor

Jaki kolor koperty pasuje do biura rachunkowego

Każdy z 19 kolorów w katalogu kosztuje tyle samo, więc wybór jest wyłącznie decyzją wizerunkową. Przy korespondencji, która wraca do tego samego klienta kilka razy w roku, wygrywa odcień neutralny — ma być rozpoznawalny, a nie efektowny.

Biały — konwencja obiegu dokumentów

Biel jest w korespondencji firmowej konwencją, więc koperta nie odciąga uwagi od tego, co niesie. Ciemne logo biura ma na niej pełny kontrast. Od koperty urzędowej odróżnia ją brak okienka adresowego i brak szarego poddruku wewnątrz — te dwa szczegóły widać, zanim klient przeczyta nadawcę.

BiałyKadr katalogowy z zaznaczonym polem nadruku — miejsce, w którym staje logo biura.

Zobacz stronę koloru Biały →

Ecru — kiedy biel to za mało

Ecru jest ciepłą, złamaną bielą. W stosie białych kopert widać je od razu, a mimo to nie wygląda na przesyłkę reklamową. To niewielki ruch w stronę koloru, na który korespondencja finansowa pozwala bez zgrzytu — i wystarczający, żeby klient rozpoznał nadawcę z drugiego końca biurka.

EcruKadr katalogowy z zaznaczonym polem nadruku — miejsce, w którym staje logo biura.

Zobacz stronę koloru Ecru →

Kierunek ciemny — Granatowy, Czarny i Szarobrązowy — opisaliśmy osobno, przy korespondencji prawnej: tam koperta buduje powagę pojedynczego pisma, a nie rozpoznawalność nadawcy wracającego co kwartał. Typologię pism i dobór odcienia do niej zebraliśmy na stronie koperty dla kancelarii.

Wyceń koperty z logo biuraWizualizację zobaczą Państwo przed drukiem, niezależnie od wybranego koloru.

Nakład i koszt

Ile kopert zamawia biuro rachunkowe

Nakład liczy się tutaj od liczby klientów, a nie od liczby pism: w jednym oknie wysyłkowym każdy klient dostaje zwykle jedną kopertę. Tabela pokazuje wartość takiej partii dla trzech wielkości portfela — cena za sztukę jest w każdej z nich identyczna, bo rabatów ilościowych nie stosujemy.

Wartość jednej partii kopert dla trzech wielkości portfela klientów biura rachunkowego, w dwóch konfiguracjach
Portfel klientów	Koperty z logo biura	Koperty z logo i adresem klienta
20 klientów	91,40 zł	151,20 zł
50 klientów	228,50 zł	378,00 zł
120 klientów	548,40 zł	907,20 zł
Cena za sztukę	4,57 zł brutto	7,56 zł brutto

Kwoty brutto, bez dostawy: kurier kosztuje 19,99 zł brutto i naliczany jest raz na całe zamówienie. Biuro z portfelem pięćdziesięciu klientów, wysyłające we wszystkich 5 oknach z kalendarza wyżej, zużywa w roku około 250 kopert — to jedna partia z zapasem albo pięć dodruków tego samego projektu.

Nadruk danych klienta na kopercie to usługa personalizacji: specyfikację arkusza z listą odbiorców i jego walidację opisaliśmy na stronie personalizowane koperty. Rozbicie ceny nadruku na składniki stoi na stronie koperty z nadrukiem, a koszt całego zamówienia razem z dostawą — w poradniku cena kopert z nadrukiem. Nawet biuro z kilkunastoma klientami zamawia partię bez zapasu na lata — skąd bierze się minimalny nakład przy nadruku, tłumaczymy we wpisie koperty z nadrukiem od 10 sztuk.

Gotowi na koperty z logo biura?

Konfigurator otworzy się z formatem DL, kolorem Białym i włączonym nadrukiem — 4,57 zł brutto za sztukę, od 10 sztuk, z wysyłką w 5 dni roboczych.

Wyceń koperty dla biura rachunkowego